Moderne Dokumentenverwaltung als
analoge Aktenverwaltung mit
digitalem Dokumentenmanagement

Dokumentenverwaltung als analoge Aktenverwaltung mit digitalem Dokumentenmanagement,
das ist die Symbiose zwischen der papiergestützten Aktenverwaltung und der elektronischen Dokumentenverwaltung. Nachdem die elektronische Datenverarbeitung immer mehr an Raum gewinnt und mit ihr Dokumenten-Management-Systeme DMS, lohnt es sich nicht mehr, sich noch um das Papier im Büro zu kümmern. So ist jedenfalls die übliche Denke. Aber es ist nicht zu Übersehen,  dass sich in den Büros das Papier hartnäckig seine Position verteidigt. In den Verwaltungen wird immer mehr Papier verbraucht. Der Computer trägt sein erkleckliches Maß dazu bei.

Angesichts dieser Sachlage erhebt sich die Frage: Ist das nur ein vorübergehender Zustand oder lohnt es, sich Gedanken zu machen, ob und wie evtl. mit  dem Papier im Büro rationeller umgegangen werden kann.  Wenn man in ein normales Büro kommt, sieht man sie sofort: die herkömmlichen Registraturen mit den Aktenordner und  Hängeregistraturen. Hängeregistraturen in allen Variationen: Vertikale Hängeregistraturen und laterale Pendelregistraturen. Sie gehören zu den ältesten Arbeits- und Betriebsmitteln, die es im Büro gibt. Sie halten sich hartnäckig gegen die Verwirklichung  des papierlosen Büros. Wahrscheinlich weil jeder sich sagt, diese Form der Aktenverwaltung hat ihr Zeitliches bald gesegnet.

Wenn die Büros ohne Papier, also papierlos wären, dann wäre man auch die mit dem Papier zusammenhängenden Dokumentenverwaltungs-Probleme los. Das müsste das erklärte Ziel sein, weg von der papierenen Dokumentenverwaltung. Aber ist es wirklich die Papier-Dokumentenverwaltung oder könnte es sein, dass die Ordnungsmittel und die Art der Büro-Organisation einen guten Teil der Probleme verursachen. Bisher hat man sich kaum darum bemüht, eingehende Untersuchungen anzustellen. Die Hersteller solcher Ordnungsmittel oder Registraturmittel sind kaum daran interessiert, neue Produkte einzuführen, solange die alten Ordnungsmittel massenweise verlangt werden. Sie werden verlangt, weil man nicht weiß, dass es bessere Methoden der Dokumentenverwaltung gibt. Dokumentenverwaltungen mit erstaunlichen Arbeitseinsparungen, Kosteneinsparungen, Zeiteinsparungen, Platzeinsparungen und mehr gegenüber den herkömmlichen Registraturen, das gibt es tatsächlich. Der große Raumbedarf und Zeitbedarf dieser Registraturmittel drängt viele zu einer übereilten Einführung von Software für die  Dokumentenverwaltung.

Es wäre angeratener, die bisher eingesetzten Registraturmittel, Ordnungsmittel, die angewandte Ordnungstechnik und Organisation auf ihre Wirtschaftlichkeit zu überprüfen und zu verbessern. Wenn dann noch gravierende Papierprobleme bestehen, kann man daran gehen,  Computer gestütztes Dokumenten-Management-System einzuführen. Dieses DMS sollte nicht nur das Büro papierärmer machen, sondern die verbesserte analoge Dokumentenverwaltung unterstützen.

Das Dokumentenverwaltungs-System Classei geht neue Wege und ist mit seiner Schnell- und Sofortordnung am Puls der Zeit.

Häufig beobachten wir, dass nach Einführung der Classei-Dokumentenverwaltung oft keine Notwendigkeit mehr gesehen wird, ein digitales Dokumentenverwaltungs-System zu etablieren. Aus heutiger Sicht sollte die Papierablage aber doch bald von einem geeigneten Office-Software-System, wie die Carma-Organizer Software unterstützt werden. Damit ergeben sich zusätzliche Vorteile einer gesicherten Dokumentenverwaltung.

Dokumentenverwaltung  und das papierlose Büro

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